Qampo reducerer ISAE 3000 forberedelsestiden fra måneder til dage

“Vælg Complychain fordi supporten er tæt på, og fordi I kan være med til at påvirke løsningen. Det gør en stor forskel, når man ikke vil sidde med et ‘take it or leave it’-system, men ønsker et værktøj, der udvikler sig sammen med ens behov.”

Om Qampo

Qampo er en innovativ softwarevirksomhed, der kombinerer beslutningsalgoritmer, machine learning og brugervenlighed for at hjælpe organisationer med at udnytte deres ressourcer bedre. Gennem løsninger til planlægning, logistik og personaleoptimering omsætter Qampo komplekse beslutninger til automatiserede workflows, blandt andet gennem produkterne Bagstage, Pondoo og Konsius. Målet er at skabe bæredygtig effektivitet ved at få eksisterende kapacitet til at levere mere frem for at bygge nyt.

Udfordringen

Før Complychain manglede Qampo struktur og best practices for at håndtere kravene i deres arbejde med compliance. Arbejdet lå på én person, der skulle løse kravene uden klar retning, og opgaverne blev løst i forskellige værktøjer. Det førte til manuelle processer og et stort tidsforbrug - særligt op til audits.

"Første gang vi skulle certificeres, sad jeg alene med det og var ved at rive håret ud. Kravene var ukonkrete, og meget af det virkede hjernedødt for at sige det lige ud." - Karsten Nygaard Henriksen, Decision Scientist, Qampo

Manglende struktur betød også, at Qampo ofte stod og skulle genopfinde løsningerne, og der var usikkerhed omkring ambitionsniveau og hvad der egentlig skulle til for at “gøre det godt nok”.

Derfor valgte vi Complychain

Qampo har tidligere testet andre GRC-systemer, men oplevede dem som låste og uden reel support. Complychain blev valgt, fordi systemet er fleksibelt, let at forstå og til en pris, som passer til virksomhedsstørrelsen.

Det afgørende var dog oplevelsen af nærhed i samarbejdet:

"Complychain føles ikke som et beton-system. I svarer hurtigt, tager tingene seriøst og lytter. Det er vigtigt, fordi man nemt kan starte forkert, og her hjælper det at I er tæt på." - Karsten Nygaard Henriksen, Decision Scientist, Qampo

Sådan arbejder Qampo med Complychain

Efter en kort opstart, hvor data blev lagt ind første gang, har Qampo fået en klar struktur i arbejdet. Complychain fungerer i dag som ét samlet sted for alt materiale og hjælper dem med at løse kravene korrekt uden at gøre mere end nødvendigt.

Qampo bruger især:

• Opgavestyring & årshjul: Påmindelser sikrer, at ting bliver gjort på rette tidspunkt og reducerer fejl.

  
  

• Aftalestyring: Versionering, metadata og historik gør det let at holde styr på dokumenter.

  
  

• Risikovurderinger: Giver struktur i pressede situationer, så man ikke glemmer noget.

  
  

• Dokumentstyring: Alt ligger samlet i systemet fremfor i mails, Slack eller lokale mapper.

  
  

• ”Én source of truth”: Alle compliance-relaterede elementer kan tilgås af flere i organisationen.

Resultater

Qampo oplever i dag:

• Færre fejl og bedre opfølgning: Systemet sikrer, at opgaver bliver gjort og dokumenteret.

  
  

• Større ro i salgs- og kundedialoger: De kan hurtigt svare på sikkerhedskrav og har mere klarhed i dialogerne.

  
  

• Delt viden i organisationen: Flere kan se og forstå processen, og Qampo har bedre overblik over styrker og svagheder.

Den største effekt ses dog i den seneste ISAE 3000-revision, hvor forberedelsesprocessen op til revision var markant kortere:

"I år brugte vi 3-4 dage på at blive audit-klar. Sidste år brugte vi nærmere to måneder." - Karsten Nygaard Henriksen, Decision Scientist, Qampo

Tidsbesparelsen kom både fra en bedre struktur, det forudgående arbejde med at samle materialet og fra, at revisoren selv kunne finde dokumentationen i systemet. Samtidig har systemunderstøttelsen gjort det nemmere at fordele arbejdet mere jævnt hen over året, så mindre arbejde skulle laves i perioden op til revisionen.